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Telefonansage für 3CX erstellen

3CX ist eine der beliebtesten VoIP-Telefonanlagen in Österreich und wird von tausenden Unternehmen eingesetzt. So erstellen Sie eine professionelle KI-Ansage und laden sie in Ihre 3CX-Anlage hoch – Schritt für Schritt erklärt, inklusive Tipps zu Formaten, Geschäftszeiten und häufigen Fehlern.

So funktioniert's

  1. Ansage erstellen: Im KI-Generator Text eingeben, Stimme wählen, MP3 herunterladen.
  2. 3CX Management Console öffnen: Melden Sie sich in Ihrer 3CX-Verwaltungsoberfläche an.
  3. Custom Prompt hochladen: Navigieren Sie zu Ansagen → Ansage hinzufügen. Laden Sie die MP3-Datei hoch und geben Sie der Ansage einen Namen.
  4. Zuweisen: Weisen Sie die Ansage einer Warteschleife, einem IVR-Menü, einer Rufgruppe oder dem Anrufbeantworter zu.

3CX V20: Ansage Schritt-für-Schritt hochladen

In der aktuellen Version 3CX V20 hat sich die Oberfläche gegenüber früheren Versionen geändert. Hier der genaue Klick-Pfad, um eine eigene Ansage hochzuladen:

  1. Admin Console öffnen: Melden Sie sich in der 3CX Admin Console an. Bei gehosteten Systemen erreichen Sie diese über Ihren individuellen 3CX-Link, bei On-Premise über die lokale IP-Adresse Ihres Servers.
  2. Erweitert → Ansagen (Prompts): Klicken Sie im linken Menü auf Erweitert und dann auf Ansagen (in der englischen Oberfläche: Advanced → Prompts).
  3. Ansage hinzufügen → Datei hochladen: Klicken Sie auf Ansage hinzufügen. Wählen Sie Ihre MP3- oder WAV-Datei aus und laden Sie sie hoch. Die maximale Dateigröße beträgt in der Regel 10 MB.
  4. Name vergeben: Geben Sie der Ansage einen aussagekräftigen Namen, z.B. „Begrüßung Hauptnummer" oder „Warteschleife Vertrieb". Ein guter Name erleichtert die spätere Zuordnung erheblich.
  5. Ansage zuweisen: Navigieren Sie zum gewünschten Queue, IVR-Menü oder Anrufbeantworter und wählen Sie dort Ihre neu hochgeladene Ansage aus dem Dropdown-Menü aus. Erst durch diese Zuweisung wird die Ansage für Anrufer hörbar.

3CX-Ansagetypen

  • Begrüßungsansage (IVR): Die erste Ansage die Anrufer hören – z.B. „Willkommen bei der Firma Muster. Für den Vertrieb drücken Sie die 1."
  • Warteschleife: Wird abgespielt während Anrufer auf einen freien Mitarbeiter warten.
  • Anrufbeantworter: Wird außerhalb der Geschäftszeiten abgespielt.
  • Nachtansage: Automatisch aktiv außerhalb der konfigurierten Bürozeiten.

Systemansagen vs. benutzerdefinierte Ansagen

3CX unterscheidet zwischen zwei Arten von Ansagen. Das Verständnis dieses Unterschieds erspart Ihnen typische Fehler bei der Konfiguration:

  • Systemansagen (Prompt Sets): Das sind die Standard-Ansagen, die 3CX von Haus aus mitbringt – zum Beispiel „Bitte warten, Sie werden verbunden" oder „Dieser Anschluss ist derzeit nicht erreichbar". Diese Ansagen können durch eigene Dateien ersetzt werden, wenn Sie z.B. eine deutschsprachige Version mit Ihrer Firmenstimme verwenden möchten. Wichtig: Beim Ersetzen einer Systemansage muss der Dateiname exakt beibehalten werden, sonst erkennt 3CX die Datei nicht.
  • Benutzerdefinierte Ansagen (Custom Prompts): Das sind Ihre eigenen Dateien, die Sie hochladen und frei benennen können. Sie werden für IVR-Menüs, Warteschleifen und Anrufbeantworter verwendet. Hier sind Sie beim Dateinamen frei – vergeben Sie einfach einen sprechenden Namen in der Admin Console.

Geschäftszeiten und automatische Umschaltung

3CX bietet eine komfortable Zeitsteuerung, mit der verschiedene Ansagen automatisch je nach Tageszeit abgespielt werden:

  • Office Hours konfigurieren: Unter Erweitert → Office Hours (Bürozeiten) legen Sie fest, wann Ihr Unternehmen erreichbar ist. Typisch: Mo–Fr 8:00–17:00, Samstag geschlossen.
  • Ansage innerhalb der Geschäftszeiten: Während der Bürozeiten wird Ihre Standard-Begrüßungsansage abgespielt. Anrufe werden an Queues oder Rufgruppen weitergeleitet.
  • Ansage außerhalb der Geschäftszeiten: Außerhalb der definierten Zeiten wird automatisch Ihre Nachtansage oder Anrufbeantworter-Ansage abgespielt – ohne manuelles Umschalten. Ideal für Feiertage, Wochenenden und Betriebsurlaub.
  • Feiertage: Unter den Office Hours können Sie zusätzlich Feiertage definieren, an denen die Außerhalb-Ansage greift – z.B. Nationalfeiertag, Weihnachten, Ostern.

Welches Format braucht 3CX?

3CX akzeptiert MP3 und WAV. Beide Formate sind in jeder Bestellung enthalten. Das sicherste Format für 3CX ist WAV Mono, 8 kHz, 16 Bit – dieses wird garantiert ohne Konvertierung abgespielt und liefert die beste Kompatibilität.

MP3-Dateien werden von 3CX ebenfalls akzeptiert und intern konvertiert. Für die meisten Anwendungsfälle funktioniert MP3 einwandfrei. Wenn Sie jedoch Probleme mit der Wiedergabe haben, greifen Sie auf die WAV-Datei zurück.

Wichtig: Nach dem Upload einer neuen Ansage sollten Sie den Media Server neustarten. In der Admin Console finden Sie diese Option unter Erweitert → Server → Media Server. Ohne Neustart kann es vorkommen, dass die neue Ansage nicht sofort abgespielt wird.

Häufige Probleme

  • Format falsch: 3CX erwartet idealerweise WAV Mono, 8 kHz, 16 Bit. Stereo-Dateien oder andere Abtastraten können zu Verzerrungen oder Stille führen. Unser Generator liefert die passenden Formate automatisch.
  • Dateiname geändert bei Prompt-Ersetzung: Wenn Sie eine Systemansage (Prompt Set) ersetzen, muss der Dateiname exakt mit dem Original übereinstimmen. Ändern Sie den Namen, erkennt 3CX die Datei nicht und spielt weiterhin die Standardansage ab.
  • Media Server Neustart vergessen: Nach dem Hochladen einer neuen Ansage muss der Media Server neu gestartet werden. Ohne diesen Schritt wird die alte Ansage weiter abgespielt, obwohl die neue Datei bereits im System liegt.
  • Ansage spielt nicht ab: Prüfen Sie, ob die Ansage auch tatsächlich einem IVR-Menü, einer Queue oder einem Anrufbeantworter zugewiesen wurde. Das bloße Hochladen reicht nicht – die Zuweisung muss explizit in den Einstellungen des jeweiligen Elements erfolgen.
  • V18 vs. V20 Unterschiede: Die Menüstruktur hat sich von 3CX V18 zu V20 deutlich verändert. In V18 finden Sie Ansagen unter Einstellungen → Ansagen, in V20 unter Erweitert → Ansagen. Auch die Queue-Konfiguration ist in V20 übersichtlicher gestaltet. Falls Sie eine ältere Version nutzen, orientieren Sie sich an der V18-Dokumentation von 3CX.

Häufige Fragen zu 3CX-Ansagen

Welches Dateiformat ist für 3CX am besten?

Das sicherste Format ist WAV Mono, 8 kHz, 16 Bit. Dieses Format wird von 3CX ohne interne Konvertierung direkt abgespielt. MP3 wird ebenfalls akzeptiert und funktioniert in den meisten Fällen problemlos. Beide Formate sind in jeder Bestellung bei ki-ansagen.at enthalten.

Muss ich den Media Server nach dem Upload neustarten?

Ja, das ist empfehlenswert. Nach dem Hochladen einer neuen Ansage sollten Sie unter Erweitert → Server → Media Server einen Neustart durchführen. Andernfalls kann es passieren, dass die alte Ansage weiterhin abgespielt wird.

Kann ich verschiedene Ansagen für Tag und Nacht einrichten?

Ja. Unter Office Hours definieren Sie Ihre Geschäftszeiten. 3CX spielt dann automatisch die passende Ansage ab – tagsüber die Begrüßung mit Weiterleitung, nachts den Anrufbeantworter. Sie müssen nichts manuell umschalten.

Funktioniert die KI-Ansage auch mit 3CX V18?

Ja. Die Audiodateien sind mit allen 3CX-Versionen kompatibel. Lediglich der Menüpfad zum Hochladen unterscheidet sich: In V18 finden Sie die Ansagen unter Einstellungen → Ansagen, in V20 unter Erweitert → Ansagen.

Wie viele Ansagen kann ich in 3CX hochladen?

Es gibt keine feste Obergrenze für benutzerdefinierte Ansagen. Sie können beliebig viele Custom Prompts hochladen – z.B. separate Ansagen für jede Abteilung, verschiedene Sprachen oder saisonale Begrüßungen wie Weihnachten oder Betriebsurlaub.

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