Zum Inhalt
Feiertage

Ratgeber Telefonansagen

Telefonansage für österreichische Unternehmen: der Leitfaden

Ein Betrieb in Österreich braucht meist fünf Ansagen: Begrüßung, Warteschleife, Ansage außerhalb der Geschäftszeiten, Mailbox und bei Bedarf ein Sprachmenü. Achten Sie auf Feiertage und Fenstertage, auf österreichische Begriffe wie Ordination und auf Nummern im Format +43. In fünf Schritten kommen Sie vom Bestand zur getesteten Ansage.

Von Andreas Brenner · Stand:

Fünf Ansagearten und wofür Sie sie brauchen

Die meisten Betriebe brauchen nicht eine Ansage, sondern mehrere. Jede hat eine eigene Aufgabe.

Begrüßung
Der Anrufer hört sie, bevor jemand abhebt oder bevor das Menü startet. Sie nennt den Betrieb und dauert wenige Sekunden.
Warteschleife
Sie läuft, solange alle Leitungen besetzt sind. Kurze Texte wechseln sich mit Musik ab. Wer Musik einsetzt, klärt die Rechte: Mehr dazu im Ratgeber Musik in der Warteschleife und AKM.
Außerhalb der Geschäftszeiten
Sie nennt Ihre Öffnungszeiten und sagt, wie der Anrufer weiterkommt. Textvorschläge finden Sie unter Außerhalb der Geschäftszeiten.
Mailbox
Die Begrüßung auf dem Handy oder der Durchwahl. Bei A1 heißt sie Mobilbox, bei Magenta Sprachbox, bei Drei 3Box. Den Überblick gibt die Seite Mailbox in Österreich.
Sprachmenü
Der Anrufer wählt per Taste, wohin er will. Halten Sie das Menü kurz und nennen Sie den häufigsten Wunsch zuerst.

Was in Österreich anders ist

Feiertage und Fenstertage

Österreich hat 13 gesetzliche Feiertage. Dazu kommen Fenstertage, an denen viele Betriebe schließen. Planen Sie die Ansage für diese Tage vorher.

Ein Beispiel: Mariä Empfängnis fällt auf Dienstag, . Der Montag davor, , ist ein Fenstertag.

Alle Termine mit Textvorschlägen stehen unter Feiertage und Fenstertage.

Ordination statt Praxis

In Österreich heißt die Arztpraxis Ordination. Anrufer erwarten Ordinationszeiten, nicht Sprechzeiten. Medizinische Rufnummern wie 1450 oder 141 nennen Sie nur, wenn sie für Ihre Patienten passen.

Grüß Gott oder Guten Tag

Beide Begrüßungen sind in Österreich üblich. Grüß Gott wirkt vertraut und regional. Guten Tag passt, wenn viele Anrufer aus Deutschland oder dem Ausland kommen. Nehmen Sie die Begrüßung, mit der Ihr Team auch selbst abhebt.

Nummern im richtigen Format

Die österreichische Länderkennzahl ist 43. In der Ansage sprechen Sie Nummern so, wie Anrufer sie wählen: im Inland 01 234 56 78, für Anrufer aus dem Ausland plus 43, 1, 234 56 78. Sprechen Sie Nummern langsam und in Zweiergruppen.

Dialekt und Färbung

Eine österreichische Stimme schafft Nähe. Starker Dialekt kann Anrufer aus anderen Regionen bremsen. Die Abwägung finden Sie im Ratgeber Dialekt oder Hochdeutsch.

In fünf Schritten zur fertigen Ansage

  1. Bestand aufnehmen. Notieren Sie, welche Ansagen Ihre Anlage und Ihre Handys abspielen und welche veraltet sind.
  2. Text schreiben. Ein Gedanke pro Satz. Betriebsname zuerst, Öffnungszeiten und Rückweg danach. Bei Begrüßung und Mailbox reichen 25 bis 45 Wörter.
  3. Stimme und Musik wählen. Entscheiden Sie zwischen KI-Stimme und Sprecher. Die Entscheidungshilfe dazu: KI-Ansage oder Sprecher?
  4. Datei im passenden Format einspielen. Telefonanlagen erwarten oft ein bestimmtes Format. Die Übersicht dazu steht bei Audioformate für Telefonanlagen.
  5. Testen und Termine setzen. Rufen Sie von einem anderen Telefon an. Legen Sie fest, wann Sie Feiertags- und Urlaubsansagen wieder zurückstellen.

Beispiel: Ansage außerhalb der Ordinationszeiten

Ordination außerhalb der Ordinationszeiten

Grüß Gott in der Ordination [Name]. Wir sind derzeit nicht erreichbar. Unsere Ordinationszeiten: Montag bis Freitag von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]. Bei Beschwerden außerhalb dieser Zeiten erreichen Sie die Gesundheitsberatung unter 1450. In Notfällen wählen Sie 144.

Ungefähre Sprechdauer: etwa 17 bis 20 Sekunden.

Wo Sie diese Ansage erstellen

Sie können Ihre Ansage selbst aufnehmen, mit einer KI-Stimme erstellen oder im Studio sprechen lassen. Die hier genannten Angebote gehören zur BrennerMedien GmbH.

Wo Sie diese Ansage erstellen
WegPreis und StandPassende Seite
KI-Ansage selbst erstellenab 59 € netto, Stand Generator
Studioaufnahme mit echter Stimmeab 149 € netto, Business-Paket 399 € netto, Stand Preise
Ansage auf Mailbox oder Anlage einspielen lassenPreis auf der SeiteEinspielservice

Alle Preise zuzüglich USt. Was die Kosten bestimmt, erklärt der Ratgeber Was kostet eine Telefonansage?

Häufige Fragen

Welche Ansage brauche ich als Erstes?

Die Ansage außerhalb der Geschäftszeiten. Sie läuft jeden Abend und jedes Wochenende. Ohne sie wissen Anrufer nicht, wann Sie wieder erreichbar sind.

Wie viele gesetzliche Feiertage hat Österreich?

Österreich hat 13 gesetzliche Feiertage. Fenstertage sind keine Feiertage, viele Betriebe schließen aber an diesen Tagen.

Wie spreche ich eine Wiener Nummer für Anrufer aus dem Ausland?

Mit der Länderkennzahl und ohne die Null der Vorwahl: plus 43, 1, dann die Rufnummer. Sprechen Sie langsam und in Zweiergruppen.

Welches Dateiformat braucht meine Telefonanlage?

Das hängt von der Anlage ab. Die Formatübersicht bei anrufbeantworter24.at nennt die üblichen Formate je System.

Darf ich in der Ordinationsansage 1450 nennen?

Ja, 1450 ist die telefonische Gesundheitsberatung, 144 der Rettungsnotruf. Nennen Sie die Nummern, die für Ihre Patienten passen.

Quellen

Geprüft am .

Passend dazu