Telefonansagen nach Anlass
Ansage bei Krankheit und Vertretung: kurzfristig, ohne Grund, mit Lösung
Fällt jemand krankheitsbedingt aus, sagt die Ansage, dass er nicht erreichbar ist, und nennt die Vertretung mit Name und Nummer. Einen Grund nennen Sie nicht. Weil das Rückkehrdatum oft offen ist, funktioniert der Text auch ohne Datum. Am besten liegt eine solche Ansage schon auf Vorrat bereit.
Wann Sie die Ansage brauchen
Krankheit kommt ohne Vorwarnung. Am Morgen fällt jemand aus, und das Telefon läutet weiter. Anders als beim Urlaub kennen Sie oft kein Rückkehrdatum. Die Ansage muss deshalb ohne festes Datum funktionieren.
- Ein Mitarbeiter fällt aus
- Seine Durchwahl oder sein Diensthandy leitet an die Vertretung weiter oder nennt eine andere Nummer.
- Sie führen den Betrieb allein
- Fallen Sie selbst aus, sagt die Ansage der Zentrale, dass Rückrufe später kommen.
- Die Ordination ist geschlossen
- Die Ansage nennt die Vertretungsordination mit Name, Adresse und Telefonnummer.
- Das Team ist kleiner als sonst
- Sie sind erreichbar, aber es dauert länger. Die Warteschleife sagt das ehrlich.
Kein Grund, aber eine Lösung
Nennen Sie in der Ansage keine Krankheit. „Nicht erreichbar“ oder „nicht im Haus“ genügt. Das schützt Ihre Mitarbeiter, und den Anrufer interessiert vor allem eine Frage: Wer hilft mir jetzt?
Geben Sie darauf eine klare Antwort. Eine Vertretung mit Name ist besser als „ein Kollege“. Eine Nummer ist besser als „die Zentrale“.
Was in Ihre Ansage gehört
- Wer nicht erreichbar ist, ohne Grund.
- Die Vertretung mit Name und Nummer.
- Wann Sie zurückrufen, auch ohne festes Datum: „sobald wie möglich“ oder „in den nächsten Tagen“.
- Bei der Ordination: Name, Adresse und Telefonnummer der Vertretung.
- Eine E-Mail-Adresse für Anliegen, die warten können.
Textvorschläge für Krankheit und Vertretung
Setzen Sie Ihre Angaben für die eckigen Klammern ein. Die Sprechdauer gilt für ein ruhiges Tempo am Telefon.
Diensthandy, Rückkehr unbekannt
Grüß Gott, hier ist die Mailbox von [Name] bei [Firma]. Ich bin derzeit nicht erreichbar. Ihr Anliegen übernimmt [Name der Vertretung] unter [Nummer]. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 12 bis 14 Sekunden.
Einzelunternehmen
Guten Tag bei [Firma]. Ich bin in den nächsten Tagen nicht erreichbar. Hinterlassen Sie mir bitte Ihren Namen und Ihre Nummer. Ich rufe Sie zurück, sobald ich wieder im Büro bin. Termine bestätige ich Ihnen per E-Mail.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 15 bis 18 Sekunden.
Ordination mit Vertretung
Grüß Gott in der Ordination [Name]. Unsere Ordination ist bis einschließlich [Datum] geschlossen. Die Vertretung übernimmt [Name der Vertretung], [Adresse], Telefon [Nummer]. Ab [Wochentag], dem [Datum], sind wir wieder für Sie da.
Ungefähre Sprechdauer: etwa 13 bis 15 Sekunden.
Warteschleife mit kleinem Team
Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Firma]. Wir sind heute mit einem kleineren Team für Sie da. Bitte bleiben Sie dran, Sie sind gleich an der Reihe. Oder schreiben Sie uns an [E-Mail-Adresse].
Ungefähre Sprechdauer: etwa 14 bis 16 Sekunden.
Eine Ansage auf Vorrat
Bei Krankheit fehlt die Zeit für eine neue Aufnahme. Legen Sie deshalb eine Ausfall-Ansage ohne Datum auf Vorrat an.
- Nehmen Sie die Vorrats-Ansage auf, solange alle gesund sind.
- Speichern Sie sie in der Telefonanlage als zweite Ansage neben der normalen.
- Schreiben Sie auf, wer umschaltet und wie. Bei Krankheit macht das jemand anderer.
- Für das Diensthandy nimmt die Vertretung die Begrüßung über das Mailbox-Menü auf. A1, Magenta und Drei bieten dafür ein Telefonmenü.
- Ist der Mitarbeiter zurück, schaltet er die normale Ansage wieder ein.
Anleitungen für die Anlage stehen im Ratgeber Telefonansage einrichten, das Format in der Übersicht der Audioformate, die Handy-Mailbox auf der Seite Mailbox-Ansage.
Wo Sie diese Ansage erstellen
Die hier genannten Angebote gehören zur BrennerMedien GmbH. Fällt jemand kurzfristig aus, erstellen Sie die Ansage selbst mit KI im Generator, ohne Studiotermin. Die Vorrats-Ansage nehmen wir auch mit echter Stimme auf.
| Weg | Preis und Stand | Passende Seite |
|---|---|---|
| KI-Ansage selbst erstellen | ab 59 € nettoStand: | KI-Generator bei anrufbeantworter24.at |
| Studioaufnahme mit echter Stimme | ab 149 € netto, Business-Paket 399 € netto, Eilproduktion +99 € nettoStand: | Preise und Pakete Ansagen für Ordinationen |
| Ansage auf Telefonanlage oder Handy-Mailbox einspielen lassen | Preis auf der verlinkten Seite | Einspielservice |
Alle Preise sind Nettopreise. Den genauen Umfang sehen Sie auf der verlinkten Seite.
Häufige Fragen
Soll ich sagen, dass ein Mitarbeiter krank ist?
Nein. „Nicht erreichbar“ genügt. Der Anrufer braucht eine Vertretung, keinen Grund.
Was sage ich, wenn ich nicht weiß, wann der Mitarbeiter zurück ist?
Lassen Sie das Datum weg. Nennen Sie die Vertretung und sagen Sie, dass Sie sich melden.
Wer stellt die Ansage um, wenn ich selbst krank bin?
Legen Sie das vorher fest und schreiben Sie es auf. Eine Ansage auf Vorrat lässt sich dann mit wenigen Schritten einschalten.
Was gehört bei einer geschlossenen Ordination in die Ansage?
Name, Adresse und Telefonnummer der Vertretungsordination und der Tag, ab dem Sie wieder da sind.
Quellen
- Ansagen der Business-Telefonanlage verwalten (A1 Telekom Austria)
- Sprachbox: Fragen und Antworten (Magenta Telekom)
- Drei Box Menüführung (Hutchison Drei Austria)
Geprüft am .