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Wie lang sollte eine Telefonansage sein?

Die Antwort hängt vom Anwendungsfall ab. Eine Mailbox-Ansage darf 15 Sekunden kurz sein, eine Hotelansage in zwei Sprachen 60. Hier die Praxis-Richtwerte nach Einsatzbereich – plus, wie viele Wörter das jeweils entspricht.

Faustregel: ca. 3 Wörter pro Sekunde

Bei klarer, angenehmer Sprechgeschwindigkeit sind etwa 2,5 bis 3 Wörter pro Sekunde realistisch. Das heißt: 20 Sekunden = ca. 60 Wörter, 45 Sekunden = ca. 135 Wörter. Mehr ist zu schnell, weniger wirkt schleppend. Beim Vorhören im Generator sehen Sie die exakte Dauer.

Optimale Länge nach Anwendungsfall

Mailbox-Ansage – 12 bis 20 Sekunden

„Hier ist [Name]. Ich bin gerade nicht erreichbar – hinterlassen Sie bitte eine Nachricht." Mehr braucht es selten. Anrufer rufen Mailboxen meist mit konkretem Anliegen an und wollen schnell zur Aufnahme.

Anrufbeantworter-Ansage (Büro) – 20 bis 30 Sekunden

Firmenname, Bürozeiten, Bitte um Rückrufdaten. Wenn Sie zusätzlich auf E-Mail oder Online-Termin verweisen wollen, dürfen es 35 Sekunden sein. Siehe Anrufbeantworter-Ansage.

Begrüßungsansage am Hauptanschluss – 8 bis 15 Sekunden

Vor der Weiterleitung in eine Warteschlange oder ein IVR-Menü reicht ein freundlicher Einzeiler: „Willkommen bei [Firma]. Sie werden gleich verbunden."

IVR-Menüpunkte – je 5 bis 10 Sekunden

„Für Vertrieb drücken Sie die 1, für Support die 2, für Buchhaltung die 3." Klar, kurz, ohne überflüssige Floskeln. Längere Menüs verlieren Anrufer.

Warteschleife – 2 bis 4 Minuten bevor sie sich wiederholt

Das ist kein einzelner Audio-Block, sondern eine Komposition aus Begrüßung, Musikblock, Zwischenansage, Musikblock. Siehe Warteschleife mit KI.

Notdienst-/Vertretungsansagen – 25 bis 40 Sekunden

Hier ist mehr Inhalt unvermeidlich: aktueller Zustand (Urlaub/Notfall), Notdienst-Nummer, Datum der Wiedererreichbarkeit, ggf. E-Mail-Hinweis.

Hotelansagen (zweisprachig) – 45 bis 60 Sekunden

Deutsch + Englisch in einer Datei. Bei längeren Saisonhinweisen darf es 70 Sekunden werden – darüber wird abgebrochen.

Ordinations-/Kanzleiansagen – 30 bis 50 Sekunden

Ordinationszeiten + Rückrufbitte + Notfallhinweis (Ärztefunkdienst 141) bzw. Vertretung. Siehe Ordination und Kanzlei.

Was die Länge wirklich beeinflusst

• Sprechgeschwindigkeit: Manche Stimmen sind schneller, manche bewusst langsamer. Im Generator hören Sie das vor dem Kauf.
• Pausen: Eine kurze Pause nach dem Firmennamen wirkt souverän – das verlängert die Ansage um 0,5 bis 1 Sekunde.
• Telefonnummern: Eine ausgesprochene Telefonnummer („null sechs vier drei – eins zwei drei – vier fünf sechs sieben") braucht 5 bis 6 Sekunden.
• Mehrsprachigkeit: Jede zusätzliche Sprache verdoppelt die Länge.

Was zu kurze oder zu lange Ansagen kosten

Zu kurz wirkt rüde – „Hier Müller, hinterlassen Sie eine Nachricht" ist effizient, aber unfreundlich. Zu lang verliert Anrufer: Nach 40 Sekunden ohne Aktion legt ein erheblicher Anteil auf. Vor allem im Service-Bereich kostet das messbar Aufträge.